Siete tipos de reuniones (o diálogos) en el trabajo
Las reuniones son un desastre! Hay tantas cosas mal con reuniones de hoy, desde la frecuencia de las reuniones, el número de participantes, una completa falta de propósito o una horrible facilitacion, que no sé por dónde empezar. En mi opinión, el mayor problema con la mayoría de las reuniones es que la gente ha olvidado que una reunión no es demasiado diferente de una conversación.
Personalmente, me gusta llamar a las reuniones “conversaciónes”, ya que se tiende a tener una mejor comprensión de lo que es aceptable alrededor de una etiqueta de conversacion. Algunas reglas básicas que tenemos sobre las conversaciones son no interrumpir al orador, ninguna persona debe dominar toda la charla, se debe prestar atención al orador principal mientras se habla, nos unimos y salimos libremente de las conversaciones que se parezcan interesantes y estimulantes, se hacen pausas para permitir que otras personas para compartir ideas y demás. Las personas que incumplan estas normas, socialmente no tienden a ser invitadas de nuevo a conversaciones. Por otro lado, establecer una etiqueta alrededor de las reuniones de trabajo ha degenerado en un desastre total. Lo que nunca se considera aceptable para una conversación interpersonal se convierte en la norma cuando se habla de trabajo !!
Simplemente cambiar el nombre de “reuniones” a “conversaciones” tiene dos problemas. En primer lugar, el uso de una palabra diferente para describir el mismo tipo de interacción es una cosa tipica de https://en.wikipedia.org/wiki/Nineteen_Eighty-Four: “Eurasia ya no es nuestro enemigo, ahora son nuestros amigos”, Ministerio de la Paz y otros tipos de https://en.wikipedia.org/wiki/Doublethink. Rebajamos el significado de la palabra original cambiando el nombre de algo malo con una palabra positiva. Podría ser útil, pero hágalo demasiado a menudo y será vistusted venir a través como sincero y auténtico. Dos, una conversación tiende a sero como informal y no auténtico. En segundo lugar, la comunicación que tenemos en una conversación es informal y orgánica, mientras que en la oficina tiende a ser más formal y dirigida. La palabra correcta que queremos usar para describir las comunicaciones del lugar de trabajo es diálogo.
diálogo (n.): discusión entre dos o más personas o grupos, especialmente dirigida hacia la exploración de un tema en particular o la resolución de un problema.
Y para el diálogo, tenemos un gran número de técnicas de conversaciones cruciales que podemos aplicar para asegurarnos de que nos centramos en lo que realmente queremos, creamos condiciones en las que la gente se siente seguro para compartir, aprender a afirmar nuestro camino a la acción de forma efectiva y animar a otros para compartir su camino a la acción. O si el diálogo tiene más de cuatro o cinco personas, podemos pedir prestado técnicas de facilitación de la The Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making or Collaboration Explained
¿Así que cuáles son los tipos de diálogos que tenemos en el trabajo? Aquí hay una lista de los siete más comunes que pueden surgir en la oficina.
- Compartir información: el propósito es hacer un anuncio, entregar un informe o proporcionar una presentación al grupo.
- Obtener contribución: el organizador del evento busca retroalimentación y/o sugerencias del grupo, pero no quiere que el grupo tome decisiones.
- Avanzar en el pensamiento: el organizador del evento quiere que el grupo avance en un tema o mueva sus puntos de vista sobre el mismo a la siguiente fase.
- Tomar Decisiones: el propósito es que el grupo haga frente a un simple, o complejo, tema y llevarlo a su cierre.
- Mejorar la comunicación: los miembros de un grupo se reúnen para fortalecer sus relaciones de trabajo, compartiendo sentimientos y/o haciendo frente a la tensión interpersonal.
- Construir capacidad: tiempo programado de formación para centrarse en el desarrollo y mejora de las habilidades del grupo.
- Construir comunidad: los miembros del grupo se reúnen para promover la camaradería, fortalecer los lazos entre las personas que trabajan juntos y en general aumentar la moral.
Entonces, ¿qué podemos hacer para realizar mejores reuniones de trabajo (o diálogos)? No trate de encajar dos o tres tipos de diálogo en un intervalo de tiempo de cuarenta y cinco a sesenta minutos. Por mi experiencia, si organiza sus reuniones para centrarse en completar un solo diálogo, la caja de tiempo tiende a ser más corta y el número de participantes será menor.
Así que si su objetivo es compartir información, simplemente programe una reunión rápida, entre y salga. ¿O tal vez el objetivo es avanzar en la reflexión sobre un tema específico? En ese caso, utilice el tiempo para construir entendimiento compartido entre los participantes y luego programe un segundo diálogo al día siguiente para tomar una decisión con la gente que está interesada en el diálogo. ¿O tal vez tenemos que ser honestos con nosotros mismos y decir que nuestro objetivo es simplemente obtener aportaciones de los participantes en la reunión, mientras que la decisión final recae en nosotros?
