¿Alguna vez se ha presentado a una reunión esperando que sus ideas y comentarios fueran a tomarse en consideración y ha sido interrumpido por el reloj? ¿O tal vez ha tenido la experiencia de participar en un sesión de preguntas y respuestas que se transforma en un diálogo sostenido entre dos partes que se prolonga durante noventa minutos sin fin?

En el articulo de la semana pasada, identifiqué siete tipos de reuniones (o diálogos) que comúnmente tenemos en el trabajo. En esta entrada del blog, quiero destacar los cinco niveles de participación requeridos por los participantes de una reunión. Para más información sobre estos diferentes niveles de participación (o los diferentes tipos de diálogos en el lugar de trabajo), recomiendo leer el libro de Sam Kaner, The Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making. Es uno de mis libros favoritos sobre el tema.

Aquí está la lista de los cinco niveles de implicación del libro de Sam Kaner. Cada nivel de implicación requiere mayores niveles de participación de los participantes en la reunión y un mayor papel por parte del facilitador.

1. Presentación y elaboración de informes: una actividad de una sola vía, donde los miembros del grupo simplemente se sientan y escuchan. Este es el nivel más bajo de participación requerido e incluso un facilitador no calificado puede llevar estos debates sin incidentes.
2. Comentarios y preguntas: los miembros del grupo participan en la reunión, pero de forma limitada. En esta etapa se empieza a necesitar facilitación, pero el facilitador esta mayormente enfocado en asegurar que a cada persona que quiera hacer una pregunta se le da esa oportunidad. Este nivel de participación y más bajos tienden a ser considerados ceremonias.
3. Debate amplio: Requiere concentración sostenida y esfuerzo por parte de cada miembro del grupo. Cuando los equipos se dedican a un debate amplio, el facilitador toma un papel más activo en la orientación de la conversación para hacer aflorar otros puntos de vista y manejar la tensión.
4. Convergencia y alineación: A los participantes se les pide que piensen desde puntos de vista de los demás participantes y toleren las tensiones que puedan surgir durante los períodos de malentendido. En este paso, el facilitador es crucial, ya que están guiando a los participantes uno por uno de forma segura a través de Groan Zone en la búsqueda para desarrollar la comprensión compartida.
5. Propiedad y Compromiso: todo lo que se describe en la convergencia y la alineación, además de la exigencia adicional de que los participantes perseveran en la producción de una solución que gane el apoyo entusiasta de todos los miembros. Este es el más alto nivel de participación, que termina en un acuerdo sostenible.

Entonces, ¿Qué sucede cuando el organizador de la reunión no tiene un plan para el nivel adecuado de participación cuando se invita a los participantes a una reunión y el establecimiento de su programa? Si usted no sigue la guía que se indica en Collaboration Explained (inglés) para la preparación de una reunión, normalmente veo tres resultados comunes por la mala planificación de una reunión.

1. Los participantes están confundidos sobre cuál será su papel en el diálogo y dejan la reunión descontentos. Viene al diálogo creyendo que están presentes para discutir una propuesta y evaluar alternativas, pero en realidad la sesión era sólo de preguntas y respuestas sobre una decisión ya tomada antes de la reunión. Es importante para los facilitadores establecer por adelantado cual va a ser el papel de los participantes de la reunión.
2. La reunión es muy corta para lograr el propósito. Simplemente no hay manera de que diez personas puedan venir a convergencia y alineación sobre cualquier tema significativo en menos de veinte minutos. Los facilitadores deben permitir una cantidad adecuada de tiempo para el diálogo. Normalmente, esto significa reducir el alcance de la reunión y/o el número de participantes. Es muy poco probable que múltiples y significativas decisiones puedan tomarse en una sola sesión.
3. Técnicas equivocadas fueron aplicadas por el facilitador y la gente se va de la reunión sintiéndose magullada y maltratada. El conjunto de técnicas de facilitación necesarias para lograr propiedad y compromiso son muy diferentes desde el conjunto de técnicas que se utilizan para la presentación y elaboración de informes. Los facilitadores tienen que pensar de antemano qué prácticas quieren traer a la mesa para ayudar a los participantes de la reunión en su pensamiento colectivo. Esto requiere que el facilitador cuente con un conjunto de herramientas y experiencia en el uso de ellas en diferentes contextos.